Налоги на подарки сотрудникам и клиентам в 2026 году: сквозной расчет
Компания дарит, а бухгалтерия расплачивается. Подарки сотрудникам тянут за собой налоги по четырем направлениям сразу: НДФЛ, страховые взносы, НДС и налог на прибыль цепляются к одной коробке чая по-разному. В 2026 году к старым правилам добавились новые цифры. НДС вырос до 22 процентов, НДФЛ считают по пятиступенчатой шкале, налог на прибыль стоит 25 процентов.
Чтобы не пересказывать Налоговый кодекс абзацами, возьмем один пример и проведем его через все налоги до конца.
Вводные: 150 наборов по 3500 рублей
Компания на общей системе заказала к празднику 150 подарочных наборов по 3500 рублей. Сто уходит клиентам, пятьдесят сотрудникам. Бюджет 525 000 рублей. Поставщик работает с НДС и дал счет-фактуру: в цене каждого набора сидит налог 631 рубль (3500 x 22 / 122), всего 94 672 рубля.
Что положить в такие коробки, разбирали в статье про идеи корпоративных подарков. Здесь только деньги и документы.
Подарки сотрудникам: налоги начинаются с НДФЛ
Правило щадящее. Подарки от организации на сумму до 4000 рублей в год НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). Лимит считается не по каждому подарку, а нарастающим итогом по всем подаркам конкретному человеку за календарный год.
В нашем примере набор стоит 3500 рублей. Если других подарков в этом году не было, НДФЛ равен нулю и у сотрудников, и у клиентов-физлиц. Такие подарки даже не показывают в 6-НДФЛ.
Превышение облагается, но только в части сверх лимита. Допустим, сотруднику в марте уже дарили набор за 2000 рублей. Вместе с декабрьским выходит 5500, превышение 1500 рублей. При годовом доходе до 2,4 млн рублей ставка 13 процентов, налог 195 рублей, удержать его нужно из ближайшей зарплаты. Шкала 2026 года прогрессивная: 13, 15, 18, 20 и 22 процента, повышенная ставка применяется только к сумме сверх порога ступени.
С клиентом-физлицом сложнее: удерживать не из чего. Компания как налоговый агент показывает неудержанный налог в годовой отчетности, а инспекция сама пришлет получателю уведомление.
Отсюда вывод, на котором строятся корпоративные заказы: набор до 4000 рублей на человека, самый чистый по налогам вариант. Мы в BRW собираем такие корпоративные наборы под бюджет заказчика и отгружаем юрлицам с полным комплектом закрывающих документов.
Страховые взносы: всё решает письменный договор дарения
Подарок, переданный сотруднику по договору дарения, взносами не облагается. Минфин подтверждал это в письме от 31.10.2022 № 03-04-06/105519.
Нюанс в форме. Если даритель юрлицо и подарок дороже 3000 рублей, договор дарения обязан быть письменным (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Наши наборы стоят 3500, без бумаги не обойтись. Не оформили: при проверке взносы доначислят со всей стоимости подарков. Для 50 сотрудников это база 175 000 рублей и 52 500 рублей взносов по тарифу 30 процентов.
Пятьдесят отдельных договоров не нужны: работает один многосторонний, со списком получателей и подписью каждого за свой набор.
По клиентам вопрос взносов не встает вовсе: трудовых отношений нет, объекта обложения тоже нет.
Тот же механизм работает для наборов новичкам, подробнее в статье про welcome pack для новых сотрудников.
Подарки клиентам и НДС: 22 процента с безвозмездной передачи
Для НДС вручение подарка считается реализацией, пусть и бесплатной (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Минфин повторяет позицию из года в год, свежее письмо: от 20.01.2025 № 03-03-06/1/3748. Налог начисляют в день вручения с рыночной стоимости подарка по ставке 2026 года, то есть 22 процента.
Звучит болезненно, но на общей системе обычно выходит ноль. Начислили НДС с передачи 150 наборов: 94 672 рубля. Приняли к вычету входной НДС по счету-фактуре поставщика (ст. 171 и 172 НК РФ): те же 94 672 рубля. К доплате ничего. Обе операции должны попасть в декларацию, а на передачу выписывают счет-фактуру, можно одну сводную.
На упрощенке иначе. С 2026 года НДС платят упрощенцы с доходом свыше 20 млн рублей. При пониженных ставках 5 и 7 процентов налог с подарков начислить придется, а вычета нет. При обычной ставке 22 процента вычет работает как на общей системе.
Можно ли списать подарки клиентам: налог на прибыль
Прямой запрет: стоимость безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с передачей, налоговую базу не уменьшают (п. 16 ст. 270 НК РФ). Под этот же пункт попадает НДС, начисленный при вручении.
Цена запрета в нашем примере: 430 328 рублей стоимости наборов без НДС в расходы не встали, при ставке 25 процентов компания недосчиталась 107 582 рублей экономии. Проще говоря, подарки покупаются из чистой прибыли.
Расходы на подарки клиентам как реклама: когда сработает
Лазейка существует, но узкая. Сувенир с логотипом компании, розданный неопределенному кругу лиц, признается рекламой, и такие расходы на подарки клиентам учитываются в пределах 1 процента выручки от реализации.
Ключевое слово: неопределенному. Коробки с логотипом на стойке отраслевой выставки, где их берет любой посетитель, реклама. Те же коробки, разосланные по списку из ста контрагентов, рекламой не считаются: круг получателей известен заранее, и Минфин прямо отказывает таким расходам в учете (письмо от 27.09.2023 № 03-03-06/2/91906).
Наш пример со ста адресными наборами под рекламу не маскируется. Промо на конференции оформляйте с самого начала: приказ без пофамильного списка, отчет по итогам.
Как провести подарки клиентам в учете: документы
Минимальный комплект, чтобы провести подарки клиентам и сотрудникам без вопросов на проверке:
- Приказ руководителя: повод, категории получателей, бюджет.
- Ведомость выдачи или акт передачи с подписями получателей.
- Письменный договор дарения для подарков дороже 3000 рублей (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
- Счет-фактура на безвозмездную передачу для книги продаж.
- Для рекламного сценария: приказ о проведении акции и отчет о ее итогах.
В бухгалтерском учете стоимость подарков уходит в прочие расходы, в налоговом учете расхода нет.
Кому дарить нельзя или только до 3000 рублей
Два ограничения из Гражданского кодекса.
Госслужащим, муниципальным служащим и служащим Банка России в связи с их должностным положением разрешены только обычные подарки не дороже 3000 рублей (ст. 575 ГК РФ). Подарок дороже перейдет в государственную собственность, получатель сдаст его по акту, плюс антикоррупционные риски для обеих сторон.
Между коммерческими организациями дарение дороже 3000 рублей запрещено той же статьей, сделка ничтожна. Поэтому подарок компании-партнеру на практике вручают конкретному человеку, директору или менеджеру, как физлицу.
Таблица-шпаргалка: получатель и налоги
| Налог | Сотрудник | Клиент-физлицо | Представитель компании-клиента |
|---|---|---|---|
| НДФЛ | Нет до 4000 руб. в год. С превышения 13-22%, удерживается из зарплаты | Нет до 4000 руб. в год. С превышения компания сообщает в инспекцию о невозможности удержать | Как у клиента-физлица. Для госслужащих лимит подарка 3000 руб. |
| Страховые взносы | Нет при письменном договоре дарения. Дороже 3000 руб. договор обязателен | Нет | Нет |
| НДС | Начислить 22% в день вручения, входной НДС к вычету | Так же | Так же |
| Налог на прибыль | В расходы не включается (п. 16 ст. 270 НК РФ) | Не включается. Исключение: сувениры с логотипом для неопределенного круга, реклама до 1% выручки | Как у клиента-физлица |
Итог примера сходится в три строки. НДФЛ ноль, взносы ноль, НДС к доплате ноль, а 525 000 рублей потрачены из чистой прибыли. Вся конструкция держится на трех документах: договор дарения, приказ, счет-фактура. Уберите любой, появятся основания для доначислений.
Вопросы и ответы
Лимит 4000 рублей действует на каждый подарок?
Нет, на все подарки человеку от компании за календарный год суммарно. Два набора по 3000 рублей за год дают 6000, с превышения в 2000 рублей исчисляют НДФЛ.
Можно подарить деньги, чтобы не возиться с НДС?
НДС с денежного подарка не возникает: передача денег реализацией товаров не признается. Лимит 4000 рублей по НДФЛ действует так же. Но у денежных подарков сотрудникам выше риск по взносам: проверяющие пытаются переквалифицировать их в премию. Вещевой подарок по договору дарения безопаснее.
Что будет, если не начислить НДС при вручении подарков?
При проверке налог доначислят по ставке 22 процента с рыночной стоимости подарков, добавят пени и штраф. Дешевле начислить самим и сразу заявить вычет входного НДС: на общей системе итог по деньгам нулевой.
Подарок дороже 4000 рублей вручили директору компании-клиента. Кто платит НДФЛ?
Даритель считается налоговым агентом, но удержать налог не может. Он показывает неудержанную сумму в годовой отчетности, инспекция направит получателю уведомление, и тот заплатит сам.
Источники
- НК РФ, ст. 217, п. 28
- НК РФ, ст. 146
- НК РФ, ст. 270, п. 16
- НК РФ, ст. 284
- ГК РФ, ст. 574
- ГК РФ, ст. 575
- Письмо Минфина от 27.09.2023 № 03-03-06/2/91906 о сувенирах с логотипом
- Письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519 о взносах при договоре дарения (обзор)
- Письмо Минфина от 20.01.2025 № 03-03-06/1/3748 об НДС при передаче подарков (обзор)
- ФНС: предельная база по взносам на 2026 год
Статья не заменяет консультацию бухгалтера: в расчетах есть допущения, а у вашей компании могут быть свой режим и льготы. Нормы проверены на дату публикации 20.07.2026.
